Het is belangrijk om veiligheidsbewustzijn onderdeel te maken van uw personeelsbeleid. Het veiligheidsbewustzijn moet gaan leven op de werkvloer. Management en projectleiders zijn verantwoordelijk voor de begeleiding en hebben een voorbeeldfunctie. Opleidingen en trainingen kunnen daarbij helpen.
Veiligheidscheck bij werving en selectie
Bij werving en selectie van nieuwe medewerkers is het belangrijk dat de HR-afdeling de academische kernwaarden zoals beschreven in de gedragscode wetenschappelijke integriteit onderstreept. Er zijn landen waar kennisinstellingen direct onder de autoriteiten vallen, en waar principes als eerlijkheid, zorgvuldigheid, transparantie, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid niet worden nageleefd.
Ook is het belangrijk dat HR-medewerkers veiligheidsbewust zijn. Zij zijn immers het eerste aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, en kunnen al signalen in cv’s of netwerken van nieuw personeel opmerken. Hebben ze bijvoorbeeld gewerkt aan instellingen in landen met een verhoogd risico? Of zijn er andere onverklaarbare gaten in cv’s die verklaard dienen te worden tijdens een sollicitatiegesprek, waar de HR-adviseur de personen die dit gesprek voeren op kan wijzen? Heeft de kandidaat een gastaanstelling in het buitenland bij een instelling waar twijfels over zijn of opvallende nevenfuncties?
Afhankelijk van de aard van de risico’s kunt u van een nieuwe medewerker voor bepaalde functies een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) eisen. Bij de aanvraag van een VOG worden specifieke functie-onderdelen getoetst die belangrijk zijn voor het werk dat de medewerker gaat uitvoeren. Hou er rekening mee dat voor een VOG alleen naar de afgelopen vier jaar wordt gekeken, en dat er alleen Nederlandse systemen voor worden geraadpleegd. Dat zegt dus weinig over buitenlandse onderzoekers, die nog maar net of nog niet in Nederland zijn. Soms biedt een met de VOG vergelijkbare buitenlandse verklaring uitkomst.
Bij werving kunt u ook een integriteitstest gebruiken. Die meet of:
- het gedrag van de kandidaat in lijn is met regels en algemeen geldende waarden, ook wanneer er druk wordt uitgeoefend of regels onduidelijk zijn;
- de kandidaat zich niet door oneigenlijke motieven laat leiden, maar door het algemeen belang. En dat zij/hij zich niet laat verleiden om regels niet of te ruim toe te passen;
- de kandidaat consistent is in zijn of haar gedrag, en daarvoor verantwoordelijkheid neemt.
Overigens raden we ook aan om personeel dat met gevoelige kennis of technologie werkt een vorm van ‘nazorg’ te geven bij het uit dienst gaan, bijvoorbeeld door contact te houden met de betrokkene. U kunt verder in de arbeidsovereenkomst geheimhoudingsbepalingen opnemen, die ook na uitdiensttreding van kracht blijven.
Zorg ervoor dat iedereen bruikbare training en/of informatie krijgt om aan veiligheid gerelateerde uitdagingen te herkennen en vervolgens de juiste actie te ondernemen.
Denk hierbij aan:
- Het standaard opnemen van relevante informatie en regelingen in het welkomstpakket. Een (verplichte) module of briefing over kennisveiligheid voor nieuwe medewerkers en (eventueel) studenten die met gevoelige kennis of technologie gaan werken.
- Het aanbieden van opfrismodules aan het begin van een nieuw onderzoeksproject, om ervoor te zorgen dat het bewustzijn van de projectleden weer op peil is.
- Het inrichten van een platform op intranet met informatie voor medewerkers, die daarmee hun kennis en alertheid kunnen testen (self assessment).
- Het opzetten van een trainingsprogramma voor gastonderzoekers en studenten uit landen met een verhoogd risicoprofiel, gericht op de academische kernwaarden.