Personeelsbeleid

Veiligheidscheck werving en selectie

Zorg bij het werven van nieuwe medewerkers dat de academische kernwaarden (zoals omschreven in de gedragscode wetenschappelijke integriteit) benadrukt worden. Uw HR-afdeling kan hier een belangrijke rol in spelen. 

Daarnaast is het van belang dat de HR-afdeling veiligheidsbewust is. Zij zijn immers het eerste aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers en kunnen signalen in cv’s of netwerken opmerken. Zo kunt u bij een sollicitatieprocedure de volgende vragen stellen: 

• Heeft de kandidaat heeft gewerkt bij een instelling in een land met een verhoogd risico?
• Zitten er onverklaarbare gaten in de cv van een kandidaat?
• Heeft de kandidaat heeft een (gast)aanstelling bij een buitenlandse instelling met een twijfelachtige reputatie?
• Heeft de kandidaat opvallende nevenfuncties?

Afhankelijk van de aard van de risico’s kunt u van nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) eisen. Dan worden specifieke functie-onderdelen horend bij het takenpakket van de medewerker getoetst. 

Hou er wel rekening mee dat bij een VOG alleen de afgelopen vier jaar beoordeeld wordt. Bovendien worden alleen Nederlandse systemen geraadpleegd. Zo’n check zegt dus weinig over buitenlandse onderzoekers die nog maar net (of nog niet) in Nederland zijn. Een vergelijkbare buitenlandse verklaring kan dan uitkomst bieden. 

De Nederlandse overheid werkt aan een kader voor de toetsing van personen die toegang willen tot kennisgebieden met risico’s voor de nationale veiligheid: de risicovakgebieden. In de toekomst wordt deze toetsing verplicht. Het toetsingskader is naar verwachting rond 2024/2025 gereed. 

Vertrekt een medewerker die met gevoelige kennis in aanraking kwam? Geef dan een vorm van nazorg, bijvoorbeeld door in contact te blijven. Of door in de arbeidsovereenkomst geheimhoudingsbepalingen op te nemen, die ook na uitdiensttreding van kracht blijven. 

Meer over kennisveiligheid en personeelsbeleid leest u in de Nationale Leidraad Kennisveiligheid. 

Opleiding en training

Zorg ervoor dat uw medewerkers de juiste training en informatie krijgen zodat zij dreiging herkennen en in actie komen. Tref bijvoorbeeld deze maatregelen: 

• Neem relevante informatie en procedures op in een welkomstpakket voor nieuwe medewerkers (en eventueel studenten). Zorg ook voor een module of briefing over kennisveiligheid. 
• Bied opfrismodules aan bij de start van een nieuw onderzoeksproject. Zo zorgt u dat het bewustzijn van projectleden op peil blijft. 
• Richt een platform op (bijvoorbeeld op intranet) in met informatie voor medewerkers, die daarmee hun kennis en alertheid kunnen testen.
• Zet een trainingsprogramma op voor gastonderzoekers en studenten uit landen met een verhoogd risicoprofiel, bijvoorbeeld over academische kernwaarden.