Bezoekers en reisbeleid
We adviseren u om een bezoekersprotocol uit te werken. Zo beperkt u risico’s wanneer u bezoekers heeft op gevoelige locaties.
Daarnaast is het verstandig een dienstreis naar landen met een verhoogd risicoprofiel goed voor te bereiden en ter plekke alert te zijn. Lees voor meer informatie de AIVD-brochure ‘Op reis naar het buitenland’.
Bouwstenen voor een bezoekersprotocol
- Zorg dat de medewerkers die hen ontvangen bezoekers uit het buitenland aanmelden, inclusief identificatie en registratie.
- Bepaal waar bezoekers zich wel en niet mogen bevinden en laat hen niet alleen op gevoelige plekken.
- Kondig het bezoek van een gevoelige ruimte aan bij collega’s zodat zij hier rekening mee kunnen houden.
- Vertel uw bezoekers dat voor het maken van foto’s of video’s op gevoelige plekken toestemming nodig is. Berg indien nodig apparatuur op.
- Bepaal van tevoren wat u wel en niet met bezoekers deelt. Ga niet in op vragen die met beveiliging van informatie of locaties te maken hebben.
- Ontvang geen bezoekers als het gaat om zeer gevoelig onderzoek of locaties. Overweeg bezoekers van landen met een verhoogd risicoprofiel te weigeren.
Bouwstenen voor dienstreisprotocol naar landen met een verhoogd risicoprofiel (voor vertrek)
- Zorg dat u een minimale hoeveelheid (vertrouwelijke) gegevens bij u hebt.
- Bedenk vooraf wat er op uw gegevensdragers staat. Bevat uw laptop of telefoon bestanden met gevoelige informatie die u tijdens uw reis niet nodig hebt? Verplaats deze bestanden voor u vertrekt (of neem een ander apparaat mee).
- Gebruik wachtwoorden en/of toegangscodes voor uw apparaten. Schakel de apparaten waar mogelijk uit: u bent extra kwetsbaar wanneer ze aanstaan.
Als u onderweg bent
- Schakel de bluetoothfunctie van uw telefoon en laptop uit.
- Neem vertrouwelijke informatie en gegevensdragers (zoals een laptop of telefoon) mee in uw handbagage, niet in uw ruimbagage.
- Wees voorzichtig met vertrouwelijke gesprekken in publieke ruimtes zoals vliegtuigen of treinen. Medepassagiers kunnen in opdracht meeluisteren. Sommige luchtvaartmaatschappijen hebben banden met inlichtingen- en veiligheidsdiensten.
Op de plek van bestemming
- Bescherm gevoelige informatie. Laat geen vertrouwelijke gegevens achter op een plek waar anderen het kunnen inzien. Dit geldt ook voor uw hotelkamer of hotelkluis.
- Geef uw laptop of telefoon nooit zomaar af.
- Verstrek informatie selectief. Ga bij uw contacten uit van het need-to-know-principe: vertel een gesprekspartner niet meer dan noodzakelijk. Dit geldt ook voor congressen of bijeenkomsten waarvoor u bijvoorbeeld als spreker bent uitgenodigd.
- Wees voorzichtig met ter plekke gekochte (of gratis verkregen) usb-sticks op congressen of evenementen. Zij vormen een makkelijke manier om malware te installeren op uw laptop.